Zoals je in eerdere blogs hebt kunnen lezen, hebben we bij Computest de transitie gemaakt naar een zelfsturend bedrijf. Nu bestaat een deel van onze organisatie uit testspecialisten die fulltime gedetacheerd zijn bij klanten. Dit zorgt voor extra uitdagingen. Want hoe implementeer je zelfsturing binnen een team dat grotendeels opereert buiten het kantoor in Zoetermeer?  

Je zou denken dat gedetacheerde medewerkers elkaar niet vaak zien. Ze zijn immers aan het werk bij een klant op locatie. Wat kan zelfsturing dan nog betekenen voor zo’n team? Binnen Computest houden medewerkers en teams nauw contact met elkaar, zelfs wanneer je bij een klant op locatie werkt. Dit kunnen dagelijkse contacten zijn via Telegram, maar ook worden er maandelijks kennisdeelsessies georganiseerd, voor en door medewerkers. Daarnaast is er elke maand een borrel waar we worden bijgepraat over de algemene voortgang en ontwikkelingen binnen Computest. Na afloop daarvan gaat ieder team uit eten. Al deze activiteiten dragen bij aan een betrokken en hechte organisatie. Maar alleen een hechte cultuur maakt een team uiteraard nog niet zelfsturend.

Controle en beslissingsbevoegdheid

Als proef op de som heeft ons team met gedetacheerde testers, bestaande uit 9 starters en een team captain, besloten om ook zelfsturing toe te passen. Waarom? Het geeft het team een gevoel van controle, omdat we zelf bevoegd zijn om bepaalde beslissingen te nemen waarmee we onszelf aansturen. Uiteraard binnen de  kaders die door Computest zijn vastgesteld. Dit betekent niet dat er geen valkuilen zijn. Werknemers kunnen immers grenzen overschrijden of het niet eens zijn met elkaar. Hiervoor hebben we veiligheidsmechanismen ingebouwd. Zo moeten definitieve beslissingen gezamenlijk goedgekeurd worden binnen het team. Er moet dan wel voldoende draagvlak zijn. Dat draagvlak moet vooraf uiteraard worden afgestemd binnen het team, bijvoorbeeld in een percentage dat het eens moet zijn met een beslissing. Daarnaast moet er nog altijd door de team captain verantwoording afgelegd worden aan de CEO.

Eigen verantwoordelijkheden binnen het team

Ter ondersteuning van het zelfsturende proces, wordt gebruik gemaakt van het breed uitgerolde ERP-systeem (Salesforce en FinancialForce) waar iedereen, dus ook extern opererende collega’s, toegang toe heeft. Dit systeem is door Computest ingericht om teams te ondersteunen bij zelfsturing en wordt continu verbeterd. Een voorbeeld hiervan is dat teamleden hun eigen declaraties kunnen invoeren. Vervolgens wordt de declaratie door twee andere teamleden in behandeling genomen. Zij controleren de declaratie (checken bijvoorbeeld de factuur in de bijlage) en beslissen uiteindelijk of de declaratie acceptabel is. Tenslotte vindt er een nacontrole plaats door degene die financieel verantwoordelijk is en wordt de declaratie definitief bevestigd. Het is de verantwoording van het team om ervoor te zorgen dat de declaraties juist en volledig worden ingevoerd. Vertrouwen hebben in elkaar is hierbij cruciaal.

Budget

Een ander voorbeeld is dat het team verantwoordelijk is voor een eigen teamplan. Daarin wordt onder andere bepaald wat de jaarlijkse doelstellingen zijn en op welk marktsegment het team zich gaat richten. Hieruit vloeit een budget, bijvoorbeeld voor maandelijkse borrels, cursussen, training en/of studiemateriaal etc. Dit proces staat nog in de kinderschoenen. Als een teamlid een training wil volgen, legt hij dit eerst voor aan het team en wordt gezamenlijk besloten of dit binnen het budget past. Ook wat betreft werving en selectie binnen het team kan besloten worden om iemand aan te (laten) nemen. Het sollicitatiegesprek wordt dan gevoerd met teamleden. Zo kan het team zelf bepalen of er een match is.

Het begin is gemaakt, diverse veranderingen staan op de planning en zullen gefaseerd ingevoerd worden. Het is immers de bedoeling dat het team met gedetacheerde testers steeds zelfstandiger beslissingen kan maken en verantwoordelijk wordt voor de eigen kosten en baten. De belangrijkste beginpunten zijn het teamplan en het budget. Om inzicht te krijgen in het budget, dient er transparantie te zijn over de inkomsten. Dit betreft informatie zoals tarieven, maar ook het complete kostenplaatje van een werknemer. Dat kan een moeilijke stap zijn binnen het team, aangezien er vaak een taboe rust op het praten over salaris en vergoedingen.

Beoordeling en beloning bij detachering

Een ander belangrijk aspect is beoordeling en beloning. Hoe beoordeel je elkaar in een zelfsturend team waarin iedereen gedetacheerd is? Dat gaan wij dit jaar proberen! Ieder teamlid vult zijn/haar eigen beoordelingsformulier in bestaande uit de aspecten prestatie, ontwikkeling en toegevoegde waarde. Voor ieder van deze aspecten geeft het teamlid zichzelf een cijfer. Alle beoordelingsformulieren worden vervolgens bij elkaar gevoegd en gedurende een teamsessie besproken en beoordeeld. Hierbij presenteert elk teamlid zijn eigen beoordelingsformulier aan het team. Vervolgens beslissen alle teamleden gezamenlijk over de cijfers. Het uiteindelijke cijfer is een van de onderdelen die bij kan dragen aan een eventuele salarisverhoging.

Communicatie bij verschillende locaties  

Ook communicatie in een zelfsturend team is zeer belangrijk. Maar hoe ga je dat waarborgen als de teamleden verspreid over het land werkzaam zijn? Nu wordt er voornamelijk informeel met elkaar gesproken binnen een Telegram chatgroep, maar er is zeker behoefte aan een communicatiemiddel waar ook formele zaken kunnen worden besproken en vastgelegd. Daarom experimenteren wij nu met Simpplr, een sociaal intranet waar het team informatie kan vastleggen. En hoe blijven wij een team? De meeste werknemers werken op vrijdag op kantoor bij Computest. Om het teamgevoel te versterken is het plan dat we bijvoorbeeld een keer in de maand een teamwerkdag organiseren. Gedurende deze dag willen wij gezamenlijk in een ruimte (uiteraard voor de klant) gaan werken. Op deze manier kunnen wij kennis delen en elkaar ondersteunen.

Om de ontwikkeling van zelfsturing in de hele organisatie voort te zetten, worden regelmatig sessies met het team georganiseerd. Ook worden gastsprekers uitgenodigd om de nodige tips, tricks en ervaringen met ons te delen. Daarbij ben ik uiteraard in het bijzonder geïnteresseerd in ontwikkelingen die met zelfsturing van extern opererende medewerkers te maken hebben. Wij als team zijn er klaar voor om de uitdaging aan te gaan en zullen dit jaar de eerste grote stappen zetten richting zelfsturing. Onze ervaringen blijven we uiteraard delen. Stay tuned!