>>
26-september-2016, min leestijd

Hoe faciliteer je een zelfsturende organisatie?

Een belangrijk aandachtspunt dat ik in mijn voorgaande blog over het proces naar een zelfsturende organisatie noemde, is om je visie tot in detail door te voeren. Daarmee bedoel ik dat je je niet alleen moet richten op zaken die primair onderdeel zijn van je business zoals het opnieuw vormen van functies, teams en processen. Ook factoren die minder evident zijn kunnen een zeer belangrijke faciliterende rol spelen en je nieuwe cultuur en werkwijze ondersteunen. Een belangrijk onderdeel daarvan is het pand en inrichting van de ruimten waarin wordt gewerkt, hoe kun je deze passend maken voor de nieuwe weg die je in bent geslagen?

Mede doordat er na de fusie heel wat werknemers bij kwamen, is Computest vorig jaar november verhuisd naar een nieuw pand met 1300m2 lege werkruimte. Een perfecte gelegenheid om blanco te starten. Ook kun je dan eens goed nadenken over hoe je ruimtes nu optimaal inricht om alle hiërarchie weg te nemen en een ecosysteem te creëren waarbinnen zelfsturende teams zo prettig mogelijk werken.

Niemand aan het hoofd van een tafel

Zo heeft ons kantoor veel glas en open ruimtes met blokken waar de teams zitten. Dit biedt maximale transparantie. Verder biedt al het meubilair steeds ruimte aan 12 mensen (de maximale omvang van een team); de vergadertafels, de bureau-eilanden, de keukentafels en zelfs de picknicktafels op ons terras. In onze keuken zijn twee grote ovens geïnstalleerd zodat je precies 12 pizza’s tegelijk kunt klaarmaken. Alle tafels die we hebben zijn ovaal en niet rechthoekig. Dit is geen toeval, maar betekent dat er nooit iemand aan het hoofd kan zitten, iedereen heeft een gelijkwaardige plaats aan de tafel zoals iedereen ook binnen de organisatie gelijk is. Klinkt misschien wat vreemd, maar daar hebben we echt over nagedacht.

De teams hebben wel vaste plekken, maar niemand heeft een eigen kamer of kantoor. Mocht het noodzakelijk zijn dan kunnen teams zich natuurlijk wel terugtrekken. Bijvoorbeeld in de ‘Sit Down room’, een kamer met voornamelijk banken en zitzakken. Hier is het de bedoeling dat je geen elektronica gebruikt om zo je volle aandacht bij de meeting te kunnen houden. In die ruimte houden we ook regelmatig sollicitatiegesprekken om te kijken hoe comfortabel iemand zich voelt in een dergelijke informele, zakelijke omgeving. Verder is er een ‘War room’ zonder ramen waar een team zich kan afzonderen en volledige privacy heeft. En we hebben 8 ‘stilteruimtes’ met een bureau, waar je alleen of met enkele collega’s kunt zitten als je even ongestoord wilt werken.

Statafels en een gameroom

Ook vind je in ons pand veel statafels en een gameroom. Alles om de informele sfeer en cultuur te faciliteren. Je ziet weleens dat mensen angstvallig ‘alt-tabben’ als er iemand langs loopt terwijl ze net op Nu.nl of Facebook kijken. Maar niemand kan 8 uur per dag geconcentreerd werken dus ik vind het volkomen logisch dat mensen af en toe een break zoeken. Al heb ik dan natuurlijk liever dat ze hun bureau even laten voor wat het is en lekker gaan tafeltennissen. Ik sta zelf regelmatig na een lang overleg ook een balletje te slaan om weer even wat lucht in m’n hoofd te krijgen. Samen even ontspannen gedurende het werk zorgt ook voor binding en betrokkenheid.

Zelfsturing gaat niet om de vorm

Zelfsturing gaat voor mij ook niet om de vorm waarin deze wordt uitgevoerd zoals Kanban of Scrum. Dat mag nooit een doel op zich worden. Wel vind ik het erg belangrijk dat onze hele organisatie agile werkt. Dat betekent dat de teams echt intensief samenwerken in korte iteraties en zich hierbij flexibel opstellen. Daarbij gaat het er onder andere om dat je vaak contact met elkaar hebt. Dit hoeft niet per se in een overleg van een uur te zijn, maar kan ook gewoon kort en bondig tijdens een praatje als je een spelletje aan het spelen bent of even rustig op het dakterras zitJ.

Ik wil ervoor zorgen dat ons kantoor een fijne plek is om te zijn en dat mensen zich hier op hun gemak voelen. Iedereen heeft ook een eigen sleutel, waardoor je voorkomt dat iemand voor een dichte deur staat te wachten als hij of zij de eerste is. Zo is iedereen eigenlijk een klein beetje eigenaar.